Yêu cầu của khách hàng

KHG muốn xây dựng hệ thống liên lạc đáp ứng các yêu cầu sau:

• Hệ thống đáp ứng nhu cầu gọi liên lạc nội bộ giữa hai hoặc nhiều chi nhánh
• Mỗi chi nhánh hơn 50 người dùng
• Sử dụng đầu số điện thoại cố định để liên lạc ra ngoài
• Chuyển cuộc gọi đến các phòng ban khác trong trường cần hỗ trợ
• Tích hợp với ứng dụng hội nghị tay ba và hội nghị âm thanh
• Ghi âm tất cả các cuộc gọi
• Cung cấp các Báo cáo về các mặt hoạt động của hệ người dùng
• Thông báo và hỗ trợ đẩy vào Voice mail sau khi khách hàng đợi lâu
• Có khả năng mở rộng trong tương lai khác

Giải pháp tổng đài đưa ra cho khách hàng

Hệ thống tổng đài liên lạctại hội sở HCM được xây dựng dựa trên các thành phần sau:

1. Tổng đài VoIP nội bộ: Nên dùng tổng đài IP Yeastar S100 cho 100 người dùng 30 cuộc gọi đồng thời.
2. Sử dụng đầu số SIP và Siptrunk FPT.
3. Recoder : ứng dụng ghi âm, ghi âm tất cả các cuộc gọi vào ra
4. Report : ứng dụng báo cáo cụ tiết cuộc gọi, hiệu suất của, cuộc gọi nhỡ, vv…
5. Tậng dụng Hạ tầng mạng nội bộ WAN kết nối từ các site của KHG
6. Nâng cấp: 200 người dùng 60 cuộc gọi đồng thời
7. Công cụ cho người dùng đặt tại KHG
8. Tích hợp được các phần mềm bên thứ 3 như: CRM, Call center,…
9. Điện thoại bàn: Điện thoại IP Yealink T21 E2, Điện thoại IP Yealink T21P E2 nếu dùng PoE

Mô hình kết nối SIP Trunk

Tính năng của Tổng đài VoIP

• Gọi miễn phí giữa các điện thoại nhánh nếu có.
• Voice mail:Khi có voice mail, một email sẽ được gửi đến chủ account đó để báo hiệu. Cơ chế hộp thư thoại có thể truy cập vào hệ thống để nghe tin nhắn trực tiếp bằng điện thoại hoặc nhắn tin nhắn thoại qua email.
• IVR – Auto Attendant:Hỗ trợ lời chào tự động
• Conference:Tạo các phòng hội nghị thoại không hạn chế số lượng phòng họp và số người tham gia.
• ACD Queues:Hàng đợi tự động phân phát cuộc gọi với nhiều thuật toán: Ringall, Roundrobin, LeastRecent, FewestCalls, Random, Rrmemory.
• Music on Hold:Nhạc khi chờ máy, chuyển máy, Parking,… Cho phép customize các file âm thanh hay up các file theo yêu cầu lên hệ thống.
• System Backup:Tự động backup hệ thống theo một lịch trình đã thiết lập từ trước.
• Easy System Administration :Dễ dàng quản lý thông qua các giao diện: Web Browser, SSH. Có thể truy xuất vào cấu hình từ bất kỳ đâu, bất cứ lúc nào miễn là có một kết nối internet.

• Follow Me:Tự động chuyển cuộc gọi đến 1 đích khác (ra PSTN)
• Blacklist:Ngăn chặn các cuộc gọi không mong muốn.
• Time Conditions:Đặt giờ hoạt động của hệ thống, cho phép hệ thống chỉ tiếp nhận các cuộc gọi trong những thời điểm cho phép.
• Call Recording:ghi âm cuộc gọi.
• Video Calls:Hỗ trợ H.263, H.263+ cho các cuộc gọi video thông qua các đầu cuối IP Video Phone (GXV 3000).
• Billing :Tính cước cuộc gọi, có thể thống kê cước của từng người theo account code
• Remote user :Đang ở một nơi khác (ở một tỉnh khác chẳng hạng) miễn là có internet là có thể đăng ký về tổng đài và thực hiện đầy đủ các tính năng của tổng đài.
• Ngoài ra còn nhiều tính năng khác nữa

Các lợi ích của Tổng đài VoIP

• Đáp ứng nhu cầu liên lạc nội bộ
• Đáp ứng nhu cầu liên kết chi nhánh và gọi nội bộ miễn phí
• Khách hàng chỉ cần nhớ một số điện thoại duy nhất 1900
• Thuận tiện cho các nhân viên ở các chi nhánh trong việc liên lạc
• Giảm chi phí đầu tư ban đầu cho khách hàng
• Giảm chi phí mở rộng hàng năm
• Giảm chi phí nhân lực cho việc quản trị hệ thống
• Đảm bảo dịch vụ với độ sẵn sàng cao, giảm thiểu tối đa sự cố nhờ cơ chế dự phòng
• Khả năng mở rộng quy mô linh hoạt
• Linh hoạt trong việc tích hợp với các ứng dụng hiện có của khách hàng để nâng cao hiệu quả trong việc chăm sóc khách hàng
• Có thông tin chi tiết về hoạt động của CC và hiệu quả hoạt động chăm sóc khách hàng
• Hệ thống không giới hạn số cuộc gọi vào và ra, không giẫn đến trường hợp nghẽn thoại